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省エネ オフィスでの働き方

働き方改革はすなわち、コミュニケーション改革。これまでの連載では、チャットやテレビ会議など、ITを駆使したコミュニケーション改革の実現法をご紹介してきました。実際にこれらツールを導入し、どのような効果が得られたのか、企業の導入事例をご紹介します。

【事例その1】「LINE WORKS 」で情報伝達のスピードが飛躍的にアップ!

都内を中心に複数のカフェダイニングを展開するA社。かつて、本部と店舗スタッフとの情報共有はパソコンでのメールが主でした。 しかし、パソコンは各店舗に1台。営業時間終了後に行う売上報告には問題ありませんが、営業時間中は多忙につき、なかなかメールをチェックすることができません。たとえば「A店で明日、急遽欠員が出るから、誰かヘルプで行けませんか?」と本部から連絡が来ても、コミュニケーションが遅れてしまい、問題解決につながらないケースもよくありました。 そこで、店舗スタッフにとって使い勝手の良い「LINE WORKS」を導入。情報伝達のスピードが飛躍的に向上したと同時に、既読確認の機能も情報の共有漏れに十分効果がありました。 また、A社では、各店舗に自由な裁量を与えています。キャンペーンや独自メニュー、POPのデザインなども店舗ごとに違い、それぞれのお店のカラーが出ています。「こんなキャンペーンを打ったら、初日からかなり効果が出ましたよ!」といった各店舗の成功事例もリアルタイムに共有できることも大きな魅力なのだとか。また、画像つきで「POPのデザインを変えたら売り上げがアップした!」といった報告も上がり、お互い自然と切磋琢磨する効果も生まれました。 また、個人用の『LINE』を仕事に活用すると、誤ってプライベートのLINEグループに仕事のメッセージを送ってしまうといったリスクも考えられます。企業としてのコンプライアンスの面でも、一線を画した「LINE WORKS 」の利用が望ましいと感じているとのことでした。 そのほか、メールでの堅苦しく遠回しなやりとりがなくなり、組織の風通しが良くなるなど、多方面で好影響が生まれ「導入は成功でしたね」と満足されています。

【事例その2】『テレビ会議』で移動時間が大幅削減

“地元密着”を理念に掲げ、地方の主要都市に本社と8カ所の営業店を展開するカーディーラー、B社。社員数は約270名に上ります。 B社が感じていた課題は、週1回のペースで行われる店長会議や、部課長やメカニックなど階層別・職種別で適宜行われてきたミーティング。本社に集う店長会議の場合、最も遠い営業店からは車で片道30分かかります。たかが30分、されど30分。その時間を、最優先事項であるお客さま対応にあてたいと、日々感じていました。そこでメールや電話の連絡で代用できないかと模索してみましたが、数字の報告だけでよいものの、意思の疎通には限界があり、結局会議の減少には至りませんでした。 そんな矢先、『Chromebox for meetings』が日本でリリースされました。もともと同社ではGmailやGoogleカレンダー、GoogleドライブなどのGoogleの提供するITツールを業務で活用してきた背景があったため、その期待値は元から高く、加えて、他社製品に比べて低価格だったこともあり、導入に至りました。 その結果、会議参加の移動時間がなくなり、店長全員から好評を得ました。さらに、「画質も音声も品質がよく、会議の空気感もよく伝わる」など対面の場合と遜色なく打ち合わせができるなどの声もありました。 また、ある女性社員は「電話だと伝えにくいことでも、画面に実際に映して説明すれば一目瞭然になりますね」と便利さを実感しています。 今後は会議だけでなく、全拠点で常時接続し、朝礼の共有も視野に入れています。営業店同士で成功事例をすぐさま共有したり、営業成果の発表でお互い刺激を受けるなど、全社としての一体感をさらに向上させていきたいと考えています。

『働き方改革』は『業務効率向上』と同義語

連載コラムでは、働き方改革が社会の注目を集めるようになった背景から、『対面』『IT』それぞれのコミュニケーションの利点を見極め、状況に応じて使い分けることの大切さや、スムーズなコミュニケーションの実現方法として「LINE WORKS」や『Chromebox for meetings』などのサービス活用をご紹介してきました。 働き方改革は、社員の心身の健康やモチベーションの向上につながるだけでなく、会社の信用にもかかわってくることです。加えて業務効率化を図ることで収益を上げることにもつながります。
コミュニケーションに役立つテレビ会議システム 身近になったテレビ会議で拠点間のコミュニケーションがスムーズに! 遠く離れた場所にいても、オンラインを通じて会議に参加できる『テレビ会議』。とても便利ではありますが、かつては100万円を超えるようなシステムが多く、とりわけ中小企業にとっては高嶺の花でした。しかし現在は、格段に安価で導入できるようになっています。今回は、そんな『テレビ会議』システムの代表格といえる『Chromebox for meetings』についてご紹介します。

出張コスト削減にもつながる、手軽で安価な『Chromebox for meetings』

『Chromebox for meetings』は、Google の映像会話システム『Google ハングアウト』を利用したサービスです。必要となるのは、コンパクトな専用端末とカメラ、マイク&スピーカー、リモコン。端末をテレビやパソコンなどのディスプレイとつなげます。あとはインターネット環境があればOK。いつでも手軽にお互いの表情や資料を見ながらテレビ会議を行うことができます。従来のシステムに比べて設定が簡単で、開封から数分で利用できる導入の手軽さも特長の一つです。 例えば、東京本社の会議室と、大阪支社の会議室。この2拠点をつなぐことでテレビ会議が可能です。まず大きなメリットとしては、コスト面でしょう。地方から東京の本社に出張して参加する際は、当然ながら往復の交通費や宿泊費がかかります。会議だけでなく打合せや研修などでも活用すれば、年間を通じて大きなコスト削減につながります。なお拠点は、最大25カ所まで接続することが可能。複数支社のメンバーが一堂に介する会議も行えます。 画質の良さも特長のひとつ。一昔前のツールでは、映像が粗くお互いの表情を把握しにくいこともありました。『Chromebox for meetings』はハイスペックなプロセッサーとフルHDのビデオカメラにより、高画質が実現。実際にそばにいて会話をしているような臨場感があります。状況に応じて手もとの資料やホワイトボードを画面に映したり、繊細な映像による情報共有もできます。 もうひとつ便利なのは、Googleのクラウド型グループウエア『G Suite』を利用している場合、Googleカレンダーと連携を図れること。Googleカレンダーとは一般的なスケジュール管理ツールであり、そのスケジューラと『Chromebox for meetings』が連動。電源を入れ、表示されたスケジュールをリモコンでワンタッチするだけで会議を始められます。同じGoogleのサービスだから可能な機能です。

スマートフォンやタブレットからの参加も可能。在宅勤務にも実現味

『Chromebox for meetings』でのテレビ会議は、スマートフォンやタブレット、パソコンなど、どんな端末からも参加することができます。 『Chromebox for meetings』を本社に設置して、いざテレビ会議スタート。遠隔地にある支社のパソコンから会議に参加はもちろん、外出中の営業マンや遠隔地のメンバーは、スマートフォンやタブレットを通じて手軽に参加できる点も魅力です。会議のためだけに帰社する必要がなくなり、その労力を営業活動に回すことができます。 もちろん、自宅から参加することも可能。取引先に足を運んだ後に直帰したいのに、会議予定がある…という場合でも、自宅から参加できるため時間を有効に使うことができます。もちろん、育児や介護で自宅を離れられない方の在宅勤務においても有効です。 社内だけでなく、取引先や協力会社との会議にも活用できることでしょう。また、ゲストユーザーを招待する機能を活用して、採用面接をリモートで行っている企業もあります。『Chromebox for meetings』であれば、相手にメールアドレスとブラウザ、インターネット環境さえあればテレビ会議を行えます。一次、二次面接はリモート、最終面接は対面といったような使い分けも可能です。 『Chromebox for meetings』では会議室の広さや参加人数など、会議開催の規模に応じて複数のスペックと価格帯が用意されています。用途に合わせ、導入しやすいツールと言えます。拠点間のコミュニケーションを円滑にして出張経費などのコスト削減をもたらすと同時に、在宅勤務などの働き方改革にもつながるテレビ会議システム。ぜひ一度、導入を検討してみてはいかがでしょう。

かしこまらず、スピーディー。 『チャット』をビジネスにも活用し、コミュニケーションをスムーズに。

『かつてはメール、今ではLINE』そんな方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。家族や友人とのコミュニケーションツールとしてLINEなどのチャットサービスが浸透していますが、ビジネスの世界では現在もなお、メールが主流になっています。しかし、実はビジネスシーンでも、チャットツールの活用が有効となるケースが多々あります。今回はメールとチャット、それぞれの使い分けについてご紹介します。

メール1通作成に平均7分。感情やニュアンスを文章で伝える難しさも

仕事で日々使用しているメール。電話や直接会うことに比べ、相手が今、何をしているかにかかわらずコミュニケーションが取れるツールとして便利さは健在です。 ここで、一般社団法人日本ビジネスメール協会が公表した「ビジネスメール実態調査2016」のデータをいくつかご紹介しましょう。 『仕事で1日に送受信しているメールの平均通数』は、送信通数が約12通、受信通数が約55通です。そのうえで『仕事でメールを1通作成するのにかかる平均時間』は以下のグラフの通りです。
メール1通作成するのにかかる平均時間は“5分”が最多。1日の平均送信通数が約12通なので、1通につき5分だとしても約61分かかります。全体の平均は7分です。また、1通作成しているのに10分かけている人も多く、その場合は10通送るだけで100分(1時間40分)を要していることになります。個々のパソコンスキルや文章作成能力に左右されるため、なかなか可視化されませんが、時間を無駄にしている可能性も否めません。 また、メールのやりとりをする中で『不快に感じた内容(複数回答可)』を示したのが以下のグラフです。
1位は『文章が曖昧』な点です。何を言いたいのかが分からないから「こういうことですか?」と問い合わせを繰り返していると、やはり時間の無駄が生じます。何度もやりとりするうちに『文章が失礼』になったり『文章が攻撃的』にとられることも…。また、失礼ではないけれど『文章が冷たい』印象となり、慇懃無礼に感じた経験のある方も多いのではないでしょうか。

国内で普及する『LINE』のスピード感をビジネスに

メールの代わりになるITツールは、クループウエアやビジネスチャットなど多種多彩。ただ、導入しても、使い方が分からずに利用が進まないケースもかなりあります。 その中で『LINE』は、2016年12月の時点で国内6,400万人のユーザが利用しているメジャーなコミュニケーションツールです。ほとんどの人が使い方を理解している状況にあるといっても過言ではありません。 ご存じの通り、『LINE』はメールのような定型文でのやりとりではなく、フキダシ状の枠にコメントが飛び交い、スピード感のあるやりとりが展開されます。ビジネスにおいても、このスピード感をうまく利用すれば業務の効率アップにつながることでしょう。 ただ、これもケース・バイ・ケースです。お客さまとのやりとりは、やはり定型文を添えたメールが一定の礼儀だともいえるでしょう。ほかにも、資料を添付したい時や、とりわけ返事を求めない、社員に対しての一斉通知などにおいては、メールは有効なコミュニケーションツールです。 その一方で、気心の知れた社員や上長間とのコミュニケーションなら、『LINE』など会話形式のチャットサービスは業務効率化に直結することでしょう。意思伝達のスピード感と、改めて使い方を習得せずに済むこと、さらに営業職など外回りが多い社員とも情報共有を図りやすい点が魅力です。 ただし、社員がプライベートのアカウントで『LINE』を利用している場合は注意が必要です。会社の重要な情報を含む連絡を、誤って友人など別の人に送ってしまうケースや、紛失時などのセキュリティ対策を施していない個人携帯をなくした際、情報漏えいのリスクが生じるためです。

ビジネスに耐えうる機能とセキュリティを備えた『LINE WORKS』に注目

「『LINE』のように使えつつ、ビジネスに耐えうる機能やセキュリティ対策が施されたチャットツールがほしい」。そんな要望に応えるのが、『LINE』の兄弟会社であるワークスモバイルジャパン株式会社が提供している『LINE WORKS』です。KDDIでも「LINE WORK」のリリースを行っています。 『LINE』の機能や画面を踏襲しているため、ITツールに不慣れな方でもスムーズに利用することができることに加え、使い慣れたLINEスタンプも利用可能です。メールの文面では伝えづらい感情やニュアンスもスタンプで伝えることができます。「お疲れ様です」「よろしくお願い致します」といった定型フレーズを用いる慣習もないため、スピーディーに会話のやりとりができる点も魅力です。 ビジネスツールとして欠かせないセキュリティ機能も充実しています。第三者にのぞき見されないよう、ログインする際にはパスワード入力が求められることに加え、スマートフォンの紛失時も想定し、アプリケーションそのものを遠隔で削除できる機能も搭載されています。 また、トーク履歴は保存され、出力することも可能です。プライベートで使うLINEとは違い、社内の管理者によってやり取りの履歴確認などもでき、ビジネスシーンでも安心して利用することができます。 顧客や社員などに『周知』を図る場合にはメール、社員などのチーム間で『会話』をする場合には「LINE WORKS」などのチャットがおすすめです。それぞれの特長を生かしつつ、コミュニケーションツールを使い分けて業務の効率化、ひいては働き方の改革を図りましょう。
『働き方改革』を実現させるためのカギとなるのは、コミュニケーションの無駄をなくすこと。普段なにげなく取っているコミュニケーションの中で、対面ではなく非対面、すなわちITを使うことが功を奏する場面が実は多いことを、ご存じでしょうか? 今回は、ITによって効率化できるコミュニケーションにはどのようなものがあるのかについてご紹介していきます。

業務効率が上がり、新たな時間創出にもつながる『会議のIT化』

まず最初に注目したいのは、日々行う会議の効率化です。 例えば、顧客の前でのプレゼンテーションや商談。『顔色を伺う』という表現がありますが、まさに相手の細かい表情やニュアンスを捉えることが大切なシーンでは、必然的に対面でのコミュニケーションがとられます。また、商品の試作品の使い心地を試すなど物理的な『もの』を囲んでのミーティングや、『体験』を共有するワークショップなどの研修においても、顔と顔を突き合わせてのコミュニケーションが必要です。 その一方で、ITツールでコミュニケーションをとると、業務の効率化につながり、時間を有効的に使えるようになるケースも多々あります。 例えば、テレビ会議。会議といえば会議室をキープして、参加者がそこに集うことが一般的でしたが、ITツールを用いることで場所の制約がなくなります。社内の定例会議や協力会社、外注スタッフとのミーティングはもとより、取引先との会議においても、顔合わせとなるキックオフミーティングや月例会議など要所で対面会議を行い、週ごとの会議はテレビ会議で、というような使い方が可能になります。 遠方からの参加者がいる場合、会議場所まで移動する時間と交通費が削減できることも非常に大きなメリットです。場所の制約がなく、移動時間も削減できることから、例えば隔週で行っていたミーティングを週ごとに行うなど、頻度を高めることにもつながることでしょう。頻度が高まった分、情報の鮮度も上がります。プロジェクトの進捗確認も頻度を高めることで、プロジェクトマネージャーがリアルタイムに把握でき、いち早く課題解決の手が打てるようになります。

外回り中の営業や在宅勤務の社員など、多様な働き方が実現

テレビ会議は、パソコンを持ち歩かなくとも参加が可能です。例えば、外回り中の営業担当者は、移動中にスマートフォンやタブレットなどを通じて会議に参加できるようになります。会議に集まる移動時間が削減された分、取引先に対して手厚い商談ができたりと、時間を有効に活用できるようになります。 また、ITツールによるコミュニケーション環境の整備は在宅勤務などの実現にも有効です。人材の確保が難しい近年において、『平日5日間、会社に通うこと』を前提にすると、人材の幅が狭まってしまいます。会社に毎日通うことはできない方も、貴重な戦力として業務に加わってもらえるようになるのがITツールの大きなメリットです。スマートフォン、タブレット、パソコンに加え、テレワークやクラウドサービスなどのITツールは自宅をオフィスと同じ環境にすることができます。 育児中で時短勤務を行っている方でも、ITツールによってお子さんのお迎えを済ませてから、在宅で会議などに参加できるようになります。介護中の方も、デイサービスを利用している合間に、出社していた時と同じように仕事をこなせることでしょう。こうした環境をつくりだすことは、働く側と雇用する側、双方にとって有益な『働き方改革』に他なりません。 これまで対面でこなしていた会議や打ち合わせ、日々の情報伝達などは、ITを活用することによって業務の効率化が図られ、新たな時間を生むことにつながります。対面とIT、それぞれのコミュニケーションをシーンに応じてうまく使い分け、働き方改革を実践していきましょう。
今や社会の大きなテーマとなった『働き方改革』。企業の規模を問わず、あるべき働き方を各社が考え、実行に移すことが求められるようになりました。 その具体策の一つが、コミュニケーションの効率化。お客さま、協力会社、さらには社員同士など、日々の業務を通じてさまざまなやりとりが交わされています。いかにスムーズに日々の情報連携を実現するかは、業務効率そのものに直結します。『働き方改革』への取り組みについて、 コミュニケーション効率化の観点から全5回の連載コラムをお送りします。 第1回のテーマは、『働き方改革』の背景や課題、企業の取組みです。

多様な働き方ができる環境づくりが、長時間労働を回避するカギに

働き方を改革する——。なぜ今、このタイミングで働き方改革が求められるようになってきたのでしょうか。 世界でも類を見ない高齢国家の道を歩んでいる日本では、労働人口が2000年をピークに減り始め、今後も減少傾向に歯止めがかからない予測となっています。また昨今では「求人募集をしても、なかなか人が集まらない」という声もよく耳にします。仕事量は変わらないのに働き手が減れば、社員一人ひとりの負荷が増してくるのは当然です。
そんな状況を回避するために、これまでごく普通に行われてきた日本の慣習が長時間労働です。社員からすれば残業も断れず、有給休暇の取得もままならない雰囲気——そんな中で仕事を続けるうちにうつ病を患ったり、過労死といった忌まわしい事態も度々起こってきました。 そこで、働き手を確保するために女性や外国人、高齢者など幅広い人材を採用しようとする『ダイバーシティ』という考え方が浮上してきました。もともとダイバーシティとは『多様性』の意味があります。これまで企業社会に進出できなかった多様な人を採用する戦略に舵を切った企業も多くあります。 しかし、「毎日会社に来ることが当たり前」という日本ならではの企業風土・働き方のままでは、例えば育児や家事を仕事と両立させたい女性にとって働くことは難しくなります。多様性のある人材を確保するためには、多様な働き方ができるよう改革することが大前提。同時に、仕事の『量』から『質』へ考え方をシフトした、効率的な働き方ができる環境作りこそが現在企業に求められているのです。 国も働き方改革に着手し始めています。昨年、総理が議長を務め、関係閣僚や労使の代表、有識者らで構成された『働き方改革実現会議』が発足。非正規労働者の賃金を引き上げる『同一労働同一賃金』や、外国人の雇用、残業上限の設定など、さまざまな角度から議論がなされ、働き方改革の実現に向けて動いています。

非効率なコミュニケーションを減らすことで働き方改革を

実際に働き方改革を進めている企業も少なくありません。 まずは、残業の削減です。特定の日を『ノー残業デー』に設定し、速やかな退社を促す企業も増えてきています。また、政府も残業時間を「年720時間」、月にならすと平均60時間を上限とするプランを提示しています。繁忙期に残業が偏らないよう、1カ月当たりの上限も設定される見込みです。 勤務時間以外にフォーカスしたものでは、『勤務間インターバル制度』もそのひとつ。退勤後、翌朝出勤するまで一定時間以上の『休息時間』を確保するものです。KDDIでもこの制度を導入し、健康管理をはじめ、長時間労働の抑制、ワークライフマネジメントなどに対する意識向上を目的に、退勤後、翌朝出勤するまで一定時間以上の『休息時間』(最低8時間)を確保することを全社に適用しています。 さまざまな企業で始まっている長時間労働の抑止策。しかし、時間の線引きをするだけでは、なかなかうまくいきません。並行して必須となるのは業務効率の改善です。改善をもたらす要素は複数ありますが、大きな影響をもたらすのは日々の業務で生じる社内外との連絡、すなわちコミュニケーションを効率化させることです。 例えば『メール対応だけで1日の大半を費やしてしまった』ということはありませんでしょうか。1通だけなら大した時間ではないかもしれませんが、1日数十通メールを送るとなると、とても多くの時間と労力を必要とします。 会議も同様で、『会議のたびに移動時間で半日つぶれてしまった』という経験はないでしょうか。例えば複数の拠点から集まって会議を行う場合、移動に多くの時間が割かれがちになります。 それが遠方となると新幹線や飛行機などの移動費、さらには宿泊代まで、消費するのは時間だけではありません。 これらの非効率な無駄をいかにして改善し、効率よくスムーズに意思疎通する環境を整えるのか。そのための大きな役割を担うのがITツールの活用です。 近年では、さまざまなITツールの登場で、メールや会議などのコミュニケーションを効率的に行えるようになってきています。ただ、すべてをITツールに置き換えれば良いというものではありません。適材適所での使い分けが効率的なコミュニケーションを実現し、働き方改革につながっていきます。
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